POLITICA DE CONFIDENTIALITATE SI DE PROCESARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL PENTRU APLICATII B2B

[05.10.2018/v1]

INTRODUCERE

     Bine ati venit la Politica de Confidentialitate si de Procesare a Datelor cu Caracter Personal Pentru Aplicatii B2B a Audatex Services S.R.L. (denumitapentru Aplicatii B2B in continuare "noi").

     Va respectam confidentialitatea si suntem dedicati protectiei datelor cu caracter personal. Aceasta Politica va va informa cu privire la modul in care va protejam datele cu caracter personal utilizate in aplicatiile sau serviciile noastre si, de asemenea, va va explica drepturile Dvs. in privinta datelor cu caracter personal, precum si cum legea va protejeaza.

    Acest document este furnizat intr-un format stratificat dupa cum urmeaza.

1. Informatii importante si cine suntem noi

2. Datele pe care le colectam

3. Cum se colecteaza datele personale

4. Cum utilizam datele personale

5. Divulgarea datelor personale

6. Transferuri internationale

7. Securitatea datelor

8. Pastrarea datelor

9. Drepturile dumneavoastra legale

 

 1. Informatii importante si cine suntem noi

SCOPUL ACESTEI POLITICI

     Acest document, are rolul de a va informa despre modalitatea in care Audatex colecteaza si proceseaza date cu caracter personal.

     Este important sa cititi aceasta politica de confidentialitate si de procesare a datelor cu caracter personal, impreuna cu orice alte informatii/notificari/politici pe care vi le-am comunicat sau vi le vom comunica in alte ocazii, atunci cand colectam sau procesam datele Dvs. personale, astfel incat sa fiti pe deplin constient de modul si motivul pentru care procesam datele Dvs.

    Aceasta Politica de Confidentialitate si de Procesare a datelor cu caracter personal are rolul de a completa/suplimenta alte informari, nefiind destinata sa le inlocuiasca.

OPERATOR SI IMPUTERNICIT

     Intefata B2B Audatex este oferita ca un serviciu catre clienti, acestia putand furniza date cu caracter personal despre proprietarii vehiculelelor, soferii si asiguratii atunci cand utilizeaza acest serviciu. Clientul este operatorul acestor date cu caracter personal. Audatex prin distribuirea interfetei B2B Audatex, este imputernicitul anumitor date cu caracter personal colectate si procesate prin acest serviciu. Aceasta Politica va va oferii mai multe informatii despre cine are calitatea de operator si imputernicit in privinta acestor din urma date.

DETALII DE CONTACT: In U.E. si Elvetia, fiecare companie din grupul Solera are desemnat un Manager de Confidentialitate pentru a raspunde intrebarilor referitoare la aceasta politica. Puteti contacta Managerul de Confidentialitate la coordonatele de contract afisate pe site-ul Audatex sau la adresa de email : dpc.ro@audatex.com

     Daca va aflati in U.E., aveti dreptul de a face o plangere in orice moment Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal ( ANSPDCP - www.dataprotection.ro). Cu toate acestea, am aprecia oportunitatea de a ne ocupa de problema Dvs., inainte de a va adresa ANSPDCP, asadar, va rugam sa ne contactati in prealabil.

Modificari la Politica de Confidentialitate si de Prelucrare a datelor cu caracter personal si datoria Dvs. de a ne informa in privinta modificarilor

     Aceasta Politica privind confidentialitatea si de prelucrare a datelor cu carater personal poate fi actualizata de catre noi ocazional. Este important ca datele cu caracter personal pe care le detinem despre Dvs. sa fie exacte si actuale. Va rugam sa ne informati daca datele Dvs. cu caracter personal se schimba in timpul relatiei cu noi.

2.DATELE PE CARE LE COLECTAM

     Date cu caracter personal, sau informatii personale, inseamna orice informatii referitoare la o persoana, care conduc sau pot conduce la identificarea acesteia. Nu sunt incluse datele, in care identitatea persoanei vizate a fost eliminata (datele devenind anonime).

     Interfata B2B Audatex nu este destinata utilizarii de catre copii si nu colectam cu buna stiinta date referitoare la copii.

     Putem colecta, utiliza, stoca si transfera diferite tipuri de date cu caracter personal pe care le-am grupat dupa cum urmeaza:

     Titularul sesizarii & date de contact - in general include nume, titlu, data nasterii, sex, stare civila, adresa de domiciliu/resedinta, adresa de posta electronica si numar de telefon – nu suntem operatori pe aceasta categorie de date;

• Identitatea utilizatorului & date de contact - in general include nume, titlu, data nasterii, sex, stare civila, adresa de domiciliu/resedinta, adresa de posta electronica si numar de telefon. – nu suntem operatori pe aceasta categorie de date;

• Date financiare care, in general, includ, in masura in care se aplica: contul bancar si detaliile cardului de plata – nu suntem de regula operatori pe aceasta categorie de date;
• Date tranzactie care, in general, includ, in masura in care se aplica: detalii despre platile catre si de la Dvs., precum si alte detalii despre produsele si serviciile pe care le-ati achizitionat de la noi - nu suntem de regula operatori pe aceasta categorie de date;

• Date tehnice care, in general, includ, in masura in care se aplica: adresa de protocol de internet (IP), datele de conectare, tipul de browser si versiunea, setarea fusului orar si locatia, plug-in-uri si versiuni ale browserului, sistemul de operare si platforma, precum si alte tehnologii de pe dispozitivele pe care le folositi pentru a accesa acest site web – suntem operatori pe aceasta categorie de date.
• Date profil care, in general, includ, in masura in care se aplica: numele de utilizator si parola, achizitiile sau comenzile facute de Dvs., interesele, preferintele, feedback-ul si raspunsurile la sondaje - suntem operatori pe aceasta categorie de date.
• Date de utilizare care, in general, includ, in masura in care se aplica: informatii despre modul in care folositi site-ul, produsele si serviciile noastre - suntem operatori pe aceasta categorie de date.
• Date publicitare/marketing si comunicatii care, in general, includ, in masura in care se aplica: preferintele dumneavoastra in primirea de comunicari publicitare/marketing de la noi si de la tert, precum si preferintele de comunicare - suntem operatori pe aceasta categorie de date.

     De asemenea, colectam, utilizam si divulgam Date agregate/combinate, precum date statistice sau demografice in orice scop. Datele agregate pot fi derivate din datele Dvs. personale, dar nu sunt considerate date personale potrivit legii, intrucat aceste date nu dezvaluie direct sau indirect identitatea Dvs. Cu toate acestea, daca combinam sau conectam date agregate cu date personale, astfel incat sa poata fi identificata direct sau indirect o persoana, vom trata datele agregate/combinate ca date cu caracter personal.

     Nu colectam niciun fel de categorii speciale de date cu caracter personal (aceasta categorie include date despre: rasa sau etnie, convingeri religioase, morale sau filozofice, viata sexuala, orientarea sexuala, opiniile politice, apartenenta la sindicate, si datele genetice si biometrice). Nu colectam nici informatii despre condamnari si infractiuni penale. Anumite categorii speciale de date cu caracter personal pot fi furnizate ca parte a unui raport intocmit de catre un tert referitor la un accident, insa nu prelucram asemenea date in alta modalitate decat cea expusa.

Daca nu ne furnizati date cu caracter personal

     Interfata B2B Audatex nu solicita ce date cu caracter personal sunt necesare pentru a utiliza serviciul. Daca nu furnizati aceste date necesare, Interfata B2B Audatex o sa functioneze in aceasi parametrii.

3. Cum sunt colectate datele Dvs. personale?

     Noi folosim metode diferite pentru a colecta date de la si despre Dvs., inclusiv prin:

• Interactiunea cu clienti. Reprezentantii clientilor ar putea furniza informatii precum: titularul sesizarii si date de contact, date financiare, date de profil si date publicitare/marketing si comunicatii, printre altele prin introducerea de informatii in aplicatia Interfata B2B Audatex.

• Tehnologii sau interactiuni automate. Am putea colecta date tehnice, de utilizare si profil printre altele despre echipamentele IT. Am putea colecta aceste date prin utilizarea de cookie-uri, registre de conectare si alte tehnologii similare.
• Utilizatori autorizati. Utilizatorii autorizatii de catre clientii nostrii pot oferii, printre alte, informatii privind identitatea utilizatorului si datele de contact, titularul sesizarii si datele de contact, date tehnice despre vehicul, date financiare, date de profil si date publicitare/marketing si comunicatii, printre altele prin introducerea informatiilor in Interfata B2B Audatex.

4. CUM FOLOSIM DATELE CU CARACTER PERSONAL

     Vom folosi datele Dvs. cu caracter personal doar atunci cand legea ne va permite. Cel mai frecvent, vom folosi datele Dvs. cu caracter personal in urmatoarele situatii:

     Atunci cand este necesar sa ne executam obligatiile astfel cum am convenit cu clientii nostrii.

• In cazul in care este necesar pentru interesele noastre legitime (sau ale unei terte parti), precum si daca este necesar intereselor persoanelor vizate si nu contravine drepturilor fundamentale ale acestora;
• In cazul in care trebuie sa respectam o obligatie legala.

     In general, nu ne bazam pe consimtamant ca fiind o baza legala pentru procesarea datelor cu caracter personal, decat in cazul trimiterii datelor cu caracter personal catre terte parti in scop de marketing direct, prin e-mail sau mesaj text. Consimtamantul poate fi retras, in ceea ce priveste marketing-ul, in orice moment, contactandu-ne la adresa : dpc.ro@audatex.com sau prin orice alt mod.

       

SCOPURILE PENTRU CARE FOLOSIM DATELE CU CARACTER PERSONAL

     Am stabilit mai jos, intr-un tabel, o descriere a tuturor modurilor in care intentionam sa procesam datele Dvs. cu caracter personal si care este temeiul legal al procesarii. De asemenea am stabilit si in ce constau interesele noastre legitime atunci cand este cazul. Cand actionam in calitate de imputernicit pe datele cu caracter personal, urmam instructiunile operatorului.

     Va rugam sa ne contactati, daca aveti nevoie de detalii despre temeiul legal specific pe care ne intemeiam pentru a procesa datele Dvs. cu caracter personal, in cazul in care in tabelul de mai jos este prevazut mai mult de un temei legal.

 

Scop/Activitate	Categoria de date	Temeiul legal al prelucrarii
Pentru a va inregistra ca un client nou	Identitatea utilizatorului si date de contact	Executarea contractului
Pentru a procesa si livra comanda si/sau furnizarea de servicii, inclusiv: (a) gestionarea platilor si taxelor; (b) colectarea si recuperarea debitelor datorate catre noi	(a) identitatea (b) contact (c) financiare (d) tranzactie	(a) executarea contractului cu Dvs. (b) necesare pentru interesele noastre legitime (pentru a recupera debitele datorate catre noi)
Pentru a gestiona relatia noastra cu Dvs., care va include: (a) Notificari despre modificarile aduse termenilor sau politicii de confidentialitate si procesare a datelor cu caracter personal (b) Solicitari adresate Dvs. prin care sa va exprimati parerea cu privire la noi sau serviciile oferite de noi, precum sondajele.	(a) Identitatea utilizatorului si date de contact (b) date de profil (c) publicitare/marketing si comunicari (d) Utilizare	(a) executarea contractului cu Dvs. (b) necesare pentru a se conforma unei obligatii legale (c) necesare pentru interesele noastre legitime (pentru a recupera debitele datorate catre noi)
Pentru a administra, dezvolta si proteja afacerea noastra (inclusiv depanare, analiza de date, testare, mentenanta sistemului, suport, raportare, stocarea datelor)	(a) Identitatea utilizatorului si date de contact (b) date tehnice	(a) necesare pentru interesele noastre legitime (pentru functionarea, dezvoltarea activitatii noastra, furnizarea de servicii de administrare si IT, securitatea retelei, pentru a preveni frauda si in contextul reorganizarii activitatii sau al reorganizarii la nivel de grup) (b) necesare pentru a utiliza interfata B2B Audatex

 

OFERTE PROMOTIONALE DE LA NOI

     Putem folosi datele de identitate, de contact, tehnice, de utilizare si de profil pentru a ne forma o opinie asupra a ceea ce credem ca poate va doriti sau aveti nevoie, sau ceea ce poate fi de interes pentru Dvs. Acesta este modul in care vom decide ce produse, servicii si oferte pot fi relevante pentru Dvs. (noi numim aceste activitati marketing/publicitate).

     Utilizatorii Interfetei B2B Audatex vor primi notificari in scop publicitar/marketing de la noi, daca au solicitat aceste notificari si nu au optat sa nu primeasca notificari in acest sens.

 

ACTIVITATI DE MARKETING/PUBLICITATE PRESTATE DE TERTE PARTI

     Va vom solicita acordul expres, inainte de a va divulga datele cu caracter personal catre orice companie din afara grupului Solera/Audatex, in scopuri de marketing/publicitate

DEZABONARE

     Orice persoana ne poate solicita noua sau unui tert sa inceteze sa ii mai comunice mesaje in scop publicitar/marketing in orice moment, prin contactarea noastra.

     In cazul in care renuntati la primirea acestor mesaje de marketing/publicitare, acest lucru nu va afecta procesarea datele Dvs. cu caracter personal, in alte scopuri non-publicitare, precum punerea la dispozitie a bunurilor sau serviciilor noastre.

 

Modificari ale scopurilor procesarii datelor

     Vom folosi datele Dvs. personale, doar in scopurile pentru care le-am colectat, cu exceptia cazului in care consideram in mod rezonabil ca trebuie sa le utilizam pentru un alt scop si ca scopul si motivul este compatibil cu scopul initial. Daca doriti sa obtineti o explicatie, cu privire la modul in care prelucrarea datelor, pentru noul scop, este compatibila cu scopul original, va rugam sa contactati. Daca va trebui sa utilizam datele Dvs. cu caracter personal, pentru un scop fara o legatura cu scopul original, va vom notifica si va vom explica temeiul legal care ne permite sa facem acest lucru.

     Va rugam sa retineti ca va putem procesa datele cu caracter personal fara stirea sau consimtamantul dumneavoastra, in conformitate cu regulile de mai sus, daca acest lucru este necesar sau permis de lege.

5. DIVULGAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

     Pentru atingerea scopurilor expuse in sectiunea 4, s-ar putea sa fim nevoiti a divulga datele cu caracter personal fata de care avem calitatea de operator catre:

•      Companii din grupul Solera, furnizarea de servicii de analiza, suport pentru produse, servicii IT si de administrare a sistemului si raportarea informatiilor;
• Furnizori de servicii in tehnologia informatiei si administrare de sistem, care actioneaza in calitate de persoane imputernicite;
•      Consilieri profesionali, inclusiv avocati, banci, auditori si asiguratori, care furnizeaza servicii de consultanta in domeniul bancar, juridic, al asigurarilor sau contabil, care actioneaza in calitate de persoane imputernicite.
•      Terti carora le putem vinde, transfera, sau cu care putem intra intr-un proces de fuziune sau absortie, cu privire la toata sau parte din activitatea/afacerea sau activele noastre sau in cazul in care am dori sa absorbim alte companii sau sa fuzionam cu acestea. Daca o astfel de imprejurare va fi incidenta, atunci noi sau proprietarii/detinatori vom/vor putea utiliza datele cu caracter personal in conformitate cu aceasta Politica.

     Solicitam tuturor tertilor sa respecte securitatea datelor cu caracter personal si sa le trateze in conformitate cu legea. Nu permitem furnizorilor nostri de servicii, sa utilizeze datele cu caracter personal in scopuri proprii, ci doar le permitem sa proceseze datele cu caracter personal in scopuri mentionate in acest document si in conformitate cu instructiunile noastre.

6. TRANSFERURI INTERNATIONALE

Transferul datelor cu caracter personal descris in aceasta Politica poate include transfer in afara Spatiului Economic European si a Elvetiei, respectiv in Statele Unite ale Americii si Mexic. Cand un astfel de transfer are loc, vom utiliza Clauzele Standard aprobate de Comisia Europeana si in baza unor garantii adecvate pentru acest transfer.

7. SECURITATEA DATELOR

     Am pus in aplicare masuri adecvate de securitate pentru a preveni pierderea accidentala a datelor cu caracter personal, utilizarea sau accesarea intr-un mod neautorizat, modificarea sau divulgarea acestora. In plus, limitam accesul angajatilor tertilor, agentilor, contractantilor si altor terti, la datele cu caracter personal, doar la ceea ce este absolut necesar, in raport de scopurile mentionate in acest document. Acestia vor procesa datele cu caracter personal doar in baza instructiunilor noastre, fiind totodata supusi obligatiei de confidentialitate.

8.PASTRAREA DATELOR

CAT TIMP VOM PASTRA DATELE CU CARATER PERSONAL?

     Cand avem calitatea de operator a datelor cu caracter personal, le vom pastra atata timp cat este necesar pentru a atinge scopurile pentru care au fost colectate, inclusiv scopul de a satisface orice interes juridic, contabil sau cerinte de raportare. Pentru a determina perioada de pastrare adecvata a datelor Dvs. cu caracter personal, luam in considerare urmatoarele criterii: cantitatea, natura si sensibilitatea datelor cu caracter personal, riscul Dvs. potential de vatamare, ca urmare a unei utilizari sau divulgari neautorizate a datelor cu caracter personal, scopurile pentru care procesam date cu caracter personal si daca putem realiza aceste scopuri prin alte mijloace, precum si obligatiile legale aplicabile.

     Detalii privind perioadele de pastrare pentru diferite categorii de date cu caracter personal, sunt disponibile in politica noastra de pastrare a datelor cu caracter personal, pe care o puteti solicita de la noi.

     Mai exact, cu titlu de exemplu, legea ne obliga sa pastram informatii de baza despre clientii nostri (precum date de: identitate, contact, financiare si de tranzactie) pentru cel putin 10 ani dupa ce relatia contractuala a incetat, din ratiuni fiscale, realizarea auditului si pastrarea inregistrarilor contabile.

     In ceea ce priveste datele cu caracter personal fata de care avem calitatea de persoana imputernicita, le vom pastra doar atat cat suntem instruiti de catre persoana care are calitatea de operator cu privire la aceste date.

     In anumite imprejurari, ne puteti solicita sa va stergem datele cu caracter personal. In acest sens, va rugam consultati Cerere de stergere mai jos, pentru mai multe informatii.  

     In unele imprejurari, putem anonimiza datele Dvs. cu caracter personal (astfel incat sa nu mai poata fi asociate cu dumneavoastra) in scopuri de cercetare sau statistica, caz in care putem folosi aceste informatii pe termen nelimitat fara sa va mai anuntam.

9. Drepturile dumneavoastra legale

     In anumite circumstante, persoanele vizate au urmatoarele drepturi conferite de catre legislatia in materia protectiei datelor cu caracter personal:

• Acces la datele dumneavoastra cu caracter personal (cunoscut sub numele de "drept de acces la datele cu caracter personal"). Acest lucru va permite sa primiti o copie a datelor cu caracter personal pe care le detinem despre Dvs. si pentru a verifica faptul ca le prelucram in mod legal.
• Rectificare/Corectie a datelor cu caracter personal pe care le detinem despre Dvs.. Acest lucru va permite sa solicitati corectarea oricaror date incomplete sau incorecte pe care le detinem despre Dvs., este posibil sa verificam in prealabil acuratetea datelor noi furnizate.
• Stergerea datelor. Acest lucru va permite sa ne cereti sa stergem sau sa eliminam datele cu caracter personal in cazul in care nu exista niciun motiv rezonabil pentru ca noi sa continuam sa le procesam, si daca ati exercitat cu succes dreptul de opozitie la procesare, pentru situatiile in care am fi putut procesa datele cu caracter personal in mod nelegal in cazul in care suntem obligati a sterge datele Dvs. cu caracter personal, pentru a respect legea.
• Opozitie la procesare. Acest drept poate fi exercitat oricand, in cazul in care ne bazam pe un interes legitim (sau pe cele ale unui tert) cand procesam datele Dvs. si va sunt afectate drepturile fundamentale sau interesele legitime. De asemenea, aveti dreptul de a va opune procesarii datelor cu caracter personal cand sunt folosite in scop de marketing direct. In anumite cazuri, am putea demonstra ca avem motive legitime de a procesa informatiile Dvs., situatie in care vom continua procesarea datelor Dvs. pana cand motivele care ne determina sa procesam datele, nu vor mai fi de actualitate sau legitime.
• Restrictionare a prelucrarii. Acest drept va permite sa ne cereti sa suspendam procesarea datelor dumneavoastra personale in urmatoarele scenarii: (a) daca doriti ca noi sa stabilim acuratetea datelor; (b) in cazul in care procesarea datelor nu este legala, dar nu doriti ca noi sa le stergem; (c) in cazul in care doriti sa pastram datele, pentru a va fi recunoscut, asigurat sau exercitat un drept sau va protejati drepturile intr-o procedura judiciara; sau (d) in urma exercitarii dreptului de opozitie la procesarea datelor Dvs., dar noi trebuie sa verificam daca aveti motive rezonabile si justificate in acest sens.
• Transfer. Va vom furniza Dvs., sau unui tert pe care l-ati indicat in prealabil, datele Dvs. cu caracter personal intr-un format structurat, utilizat in mod obisnuit, care poate fi citit automat, daca datele au fost prelucrate exclusiv in baza consimtamantului Dvs. sau le-am folosit pentru a ne executa fata de Dvs.
• Retragerea consimtamantului. Acest lucru nu va afecta legalitatea prelucrarii datelor anterior retragerii consimtamantului. Daca va retrageti consimtamantul, este posibil sa nu va mai putem furniza anumite produse sau servicii. Va vom sfatui in acest sens, in cazul in care va exercitati acest drept.

     Pentru a va exercita oricare din aceste drepturi, contactati compania care ne-a furnizat datele sau contactati-ne pe noi direct. In general nu se percepe o taxa pentru accesarea datelor cu caracter personal ale unei persoane vizate (sau exercitarea oricarui drept legal), cu exceptia situatie in care solicitarea este in mod vadit nefondata, repetitiva sau excesiva.

INFORMATII ADITIONALE DE CARE AM PUTEA AVEA NEVOIE

     Ar putea fi necesar sa va solicitam informatii specifice, pentru a ne ajuta sa va verificam identitatea si dreptul de acces la datele cu caracter personal. Aceasta este o masura de securitate, pentru a ne asigura ca datele cu caracter personal nu sunt divulgate unor persoane care nu au dreptul sa le fie divulgate. De asemenea, va putem contacta pentru a va solicita informatii suplimentare daca sunt necesare.

TIMPUL DE RASPUNS

     Incercam sa raspundem tuturor solicitarilor legitime in termen de maxim o luna. Daca ne va fi necesar un timp mai indelungat de o luna, poate datorita complexitatii sau volumului de cereri, vom informa solicitantul.